Nunca, nem de longe, fui o mais organizado entre os meus amigos ou colegas de trabalho. Eu costumo começar varias coisas ao mesmo tempo e acabo me distraindo. Às vezes, eu estou me perco em meio a essa bagunça toda e acabo me atrasando um pouco. Quando comecei a trabalhar como freelancer, sabia que era hora de ter uma conversa seria comigo mesmo e começar a organizar minha vida como um negocio, meus processos e minhas maneiras de trabalhar.
Eu já utilizava o Trello em algumas empresas onde trabalhei. Era bastante útil para gerenciar meu fluxo, projetos em andamento, ideias e metas semanais e mensais. Desde que tive a ideia de usar o Trello, mesmo que sozinho, as coisas começaram a tomar forma.
O meu sistema de organização atual não segue nenhuma metodologia avançada, na verdade, acho que não segue nenhuma, de fato. Mas sim uma combinação de varias delas que, com o tempo, tornei-as uma coisa só. São elas: GTD (“Getting Things Done”), Scrum e Kanban. Espero que você já tenha ouvido falar em alguma delas e que já tenha feito uso de alguma, isso torna o processo mais fácil.
Qual é a estrutura da minha conta do Trello?
Basicamente, tudo no Trello se resume aos cartões. Os cartões têm listas, datas de vencimentos, membros participantes, anexos e comentários. Os cartões podem também fazer parte de uma lista. Dessa forma, você pode move-los, copia-los e se inscrever em cartões. Um monte de cartões compõem um quadro, você também pode ter diversos quadros dentro da sua conta do Trello.
Eu tenho três quadros que uso todas as semanas:
- Meus Processos: contém cartões de acordo com a forma como eu faço certas coisas – como ativar um site WordPress ou fazer uma revisão de um job. Esses cartões são empilhados em listas nomeadas como Marketing, Vendas, Projetos e similares.
- Semana atual: contém todos os jobs e projetos que precisam ficar prontos essa semana.
- Acumulados e ideias: contém todas as ideias que não são urgentes mas que ainda não saíram do papel. Eu sempre tento jogar essas ideias acumuladas para a semana atual ou para a próxima. Essas ideias são aquelas que você tem quando está caminhando e então pega o celular e anota.
Como faço para administrar tudo?
No domingo, reservo em média uma hora (já é o suficiente, mas me permito fazer isso enquanto assisto alguma série, por isso a demora) e pego meu notebook e analiso o que foi feito na semana anterior e o que ainda tenho que fazer. Vasculho meu celular a procura de alguma outra anotação em outros aplicativos e conversas, porque, geralmente, também estou aguardando a aprovação de algum cliente para iniciar algum job. Então se eu conseguir essa resposta já no domingo, é muito mais fácil fazer com que tudo caiba na semana.
Se você trabalha com criatividade, sabe que alguns jobs demandam muito tempo apenas para elaborar o planejamento. Esses eu divido durante vários dias e intercalo com aqueles que são mais práticos. Também existem os jobs que demandam muita pesquisa, esses também são divididos em vários dias, pois senão se tornam muito exaustivos e isso acaba com a criatividade para os demais projetos.
E os projetos que são urgentes, logicamente, são priorizados logo para o inicio da semana nos primeiros horários de trabalho. Geralmente, os jobs com muita urgência não exigem muito do seu potencial criativo, mas se exigirem, temos um problema, porque pressa e criatividade não combinam. Então pense duas vezes antes de aceitar um job urgente que exija que você crie algo inovador. E não tenha medo de cobrar um valor elevado por isso.
E enquanto você faz esses jobs com urgência, você pode jogar os demais para o final da semana, até porque eles podem ir para a lista de acumulados da semana que vem, eles não possuem um prazo a vista, use isso a seu favor.
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Existem pessoas que creem em números ideias sobre o quanto uma pessoa é capaz de administrar. Mas a verdade é que, tudo depende muito do tempo que você tem e a complexidade do job. Existem clientes com demandas enormes mas que mesmo assim, são resolvidas em poucas horas. Mas também existem os clientes com apenas uma demanda que pode tomar duas manhãs da sua semana ou até mais.
Depois de organizar a próxima semana, eu sempre escrevo uma revisão semanal em um documento ao qual só eu tenho acesso, pois aquilo é algo que, como freelancer, só eu preciso ver. Nesse doc eu escrevo meus comentários, o que fiz e achei legal, o que fiz e não gostei e o que fiz e nunca mais pretendo fazer de novo. Meu objetivo com esses comentários e fazer minha autoavaliação para ver no que posso melhorar, mas também avalio os clientes e os jobs que tive prazer em fazer e os que não aceitaria novamente.
Uma vez que a semana que está por vir está planejada e já fiz minha avaliação da semana anterior, os cartões que já foram concluídos são arquivados. Então tudo se torna mais leve, eu sei que preciso acordar tal horário e trabalhar até tal horário para que termine tudo até a data planejada. Dessa forma, é muito mais difícil esquecer de algum projeto ou ter que ficar até tarde trabalhando.
Conclusão:
Espero que meu sistema de organização tenha te ajudado. É claro que você não precisa montar quadros iguais aos meus, mas tente aplicar algum tipo de organização na sua rotina, isso evita o estresse, o cansaço acumulado em algum dia da semana e ainda pode fazer com que você encontre aquele tempo que falta para o seu projeto pessoal.
E se você já organiza sua rotina de alguma forma, conta pra gente aí nos comentários!
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